Inventarios y productos en Bind ERP

Módulo 3: Inventarios y Productos (El Corazón del Negocio)

El objetivo es tener un control total sobre el stock.

Creación de Productos vs. Servicios: Diferencias y cuándo usar cada uno.

Los productos y servicios son elementos esenciales para gestionar correctamente las operaciones de compra y venta. Sin embargo, cada uno tiene un propósito distinto y se utiliza en escenarios específicos, por lo que es importante conocer sus diferencias para registrarlos adecuadamente y mantener un control eficiente del inventario y la facturación.

Un producto es cualquier bien físico que forma parte del inventario de tu empresa. Al dar de alta un producto, este se vincula directamente al módulo de inventarios, lo que permite llevar un seguimiento detallado de las existencias, movimientos, costos y entradas o salidas del almacén. Los productos se crean desde el módulo de Compras > Productos, y son ideales para artículos tangibles como ropa, electrónicos, insumos, alimentos, etc.

Por otro lado, un servicio representa una actividad que ofrece la empresa y que no involucra un bien físico, por lo tanto no afecta al inventario. Los servicios se configuran desde Ventas > Conceptos de venta, y están diseñados para registrar actividades como asesorías, mantenimiento, diseño, capacitaciones u otros servicios profesionales. Aunque no se gestionan como stock, es posible asignarles precios, impuestos, cuentas contables y otros atributos relevantes.

Saber cuándo usar cada uno dependerá del tipo de operación que se realiza. Si se trata de la compraventa de artículos físicos, lo correcto es crear productos. Si se trata de una actividad que no genera movimiento en almacén, se debe utilizar la opción de servicios. Esta distinción también permite una contabilidad más clara y reportes más precisos en la operación diaria.

A continuación, veremos cómo registrar tanto un producto como un servicio dentro de Bind ERP, paso a paso y desde los módulos correspondientes.

Agregar producto

En la pantalla principal ubica el módulo de “Compras” y posteriormente “Productos”.

Una vez dentro de la sección de productos, deberás dar clic en el botón “Agregar”.

Una vez que hagas clic en la opción de agregar, se abrirá una nueva ventana con diferentes pestañas en donde deberás agregar la información correspondiente.

Detalle

Para iniciar, selecciona una imagen (formato JPG o PNG) que represente el producto.

Código: Es el identificador alfanumérico interno del producto.
Título: Nombre comercial del producto.
Costo inicial: Define cómo se calculará el costo en inventario.

Costeo: Promedio: El sistema ajusta el costo cada vez que se compra el producto, usando promedio ponderado.
Fijo: El costo se mantiene igual, sin importar nuevas compras.
Moneda: Elige la moneda principal de venta, aunque la compra se haga en otra.

IVA: Selecciona el porcentaje de impuesto correspondiente.
Clave CFDI y Unidad CFDI: Datos fiscales según el catálogo del SAT.

Tipo: Indica si es producto terminado, materia prima o ambos.
Unidad de medida: Define cómo se contabiliza el producto (pieza, caja, etc.).

Opcionalmente, puedes agregar una descripción general en la parte inferior.

Una vez completada la información, haz clic en “Siguiente”.

Datos opcionales

En datos opcionales puedes añadir información complementaria

SKU: Código de barras

Tiempo de surtido: En cuantos días se reabastece el producto

Volumen y peso: Registra medidas físicas si es necesario

IEPS: Activa esta opción si el producto paga este impuesto especial

Tipo de compras: Indica si se adquiere de forma regular, lote o pedimento

Categorías: Asigna categorías para organizar el producto

Producción automática: Permite crear el producto automáticamente mediante fórmulas

Material peligroso: Marca esta casilla si el producto lo requiere

Una vez completada la información, haz clic en “Siguiente”.

Precios

En esta pestaña podrás definir cómo se establecerá el precio del producto.

Por defecto el sistema utiliza la estrategia de listas, pero también puedes optar por la estrategia de volumen.

En el campo “Tipo” puedes elegir si el precio se determinará por Monto, Margen o Mark Up, según tus necesidades.

Una vez seleccionados los precios, haz clic en “Siguiente”.

Almacenes

En esta sección debes seleccionar el inventario del producto, sus mínimos y máximos, así como la ubicación dentro del almacén.

Al terminar haz clic en “Siguiente”.

Unidades alternas

Esta opción permite asignar varias unidades de medida a un producto, para que puedas elegir la más adecuada al momento de comprar o vender.

Al finalizar haz clic en “Agregar Producto” y este se guardará en el sistema.

Agregar Servicios (Conceptos de venta)

En la pantalla principal ubica el módulo de “Ventas” y posteriormente “Conceptos de venta”.

Una vez dentro de la sección de conceptos de venta, deberás dar clic en el botón “Agregar”.

Al dar clic te mostrará la siguiente pantalla

Detalle

En esta pestaña es necesario completar o elegir cada uno de los campos disponibles con la información correspondiente.

Código: Asigna el código de acuerdo con el sistema de codificación de tu empresa

Título: Nombre del servicio tal como aparece en el sistema

Unidad de medida: Registra cómo se medirá el servicio

Unidad CFDI: Selecciona la unidad según el catálogo oficial del SAT

Clave CFDI: Ingresa la clave fiscal que corresponda al servicio, de acuerdo al catálogo del SAT

Moneda: Elige la moneda en la que se registrarán los movimientos del servicio

Categoría: Asocia el servicio a una categoría

IVA: Indica el porcentaje de IVA que aplica para este servicio

Cuenta contable: Selecciona la cuenta contable relacionada con este concepto de venta

Concepto variable: Si se activa, el nombre del servicio podrá editarse al momento de facturar

Descripción: Campo adicional para añadir detalles adicionales del servicio

Al terminar haz clic en “Siguiente”.

Precios

En la pestaña de precios, deberás definir cómo se establecerá el precio del servicio. Tienes tres opciones:

Precio por lista: Usa un precio previamente definido en una lista de precios

Precio por volumen: Permite asignar precios distinto de acuerdo a la cantidad adquirida

Precio variable: El precio se define manualmente al momento de la venta

Una vez que elijas la opción adecuada y completes la información requerida, haz clic en “Guardar” para finalizar la creación del concepto de venta (servicio).

Manejo de Productos con Variantes: Configurar productos con atributos como talla, color, etc.

En Bind ERP es posible configurar productos con variantes para facilitar la gestión de artículos que comparten características principales, pero varían en atributos como talla, color, modelo u otros. Esta funcionalidad te permite mantener un control más organizado y preciso del inventario sin necesidad de crear un producto individual por cada combinación.

Agregar variante

Accede desde la pantalla principal al módulo de “Compras” y elige la opción “Productos”.

Dentro de esta sección identifica el producto al cual deseas agregar la variante y da clic en el icono verde

Al dar clic te mostrará la siguiente ventana con siete pestañas, elige la opción “Variantes”.

Dentro de la opción de variantes da clic en “Editar”. Ahí te dará la opción de modificar o agregar propiedades al producto al cual se está agregando la variante.

En la fila superior deberás escribir los nombres de las propiedades que deseas agregar al producto y en la fila de abajo ingresa los valores correspondientes. A continuación se muestra un ejemplo:

Una vez colocadas las propiedades da clic en “Guardar”.

Ahora procede a incluir las variantes relacionadas. Para ello, haz clic en “Agregar variante”.

Después de hacer clic, se desplegará una ventana donde podrás ingresar información como los detalles generales, precios, almacenes, e incluso tendrás la opción de cargar una nueva imagen o mantener la existente.

Una vez llenado los campos correspondientes, haz clic en “Guardar” y se agregará la variante.

Kits o Paquetes de Productos: Cómo agrupar varios productos en un solo SKU para la venta.

Un kit o paquete de productos es una agrupación de varios artículos individuales (productos) que se venden como una sola unidad o SKU. Esto es útil cuando ofreces combos, promociones o productos que, aunque están compuestos por varias piezas, se comercializan juntos.

Primero asegúrate de tener cargados todos los productos del kit.

Antes de crear tu kit, es importante que todos los productos que lo conforman estén dados de alta en el sistema. Al agregar el producto, en la opción de “Tipo” selecciona la opción de materia prima y producto terminado.

Otro paso importante dentro del proceso es crear el kit como si fuera un producto más dentro del sistema. Esto significa que deberás ingresar al módulo de productos, dar de alta un nuevo producto y asignarle la información general como nombre, código, unidad de medida, categoría, entre otros. Durante esta creación, es fundamental que accedas a la pestaña de Datos opcionales y marques la casilla de “Producción automática”.

Una vez que hayas agregado todos los productos que formarán parte del kit, debes proceder con la creación de la fórmula de producción correspondiente, en este caso el nombre de la fórmula es la misma que el producto (Kit).

Una vez creada la fórmula de producción, en ella se visualizarán todos los productos que integran el kit que has configurado. Esta fórmula actúa como la base que indica al sistema qué artículos lo conforman y en qué cantidades. A partir de este momento, al realizar una venta, solo necesitarás seleccionar el kit, y automáticamente se incluirán todos los productos definidos en la fórmula, simplificando el proceso de venta y asegurando el control de inventario adecuado.

Ajustes de Inventario: Incrementar o disminuir el stock manualmente y sus implicaciones contables.

El sistema te permite modificar manualmente las existencias de productos, ya sea para incrementar o disminuir el stock. Este proceso es útil en situaciones como pérdidas, sobrantes, errores de captura o regularizaciones necesarias por conteos físicos. Es importante tener en cuenta que estos movimientos tienen implicaciones contables, ya que pueden afectar el costo de inventario y los reportes financieros de la empresa. Por ello, se recomienda llevar un control adecuado y justificar cada ajuste con claridad para mantener la integridad de la información en el sistema.

Actualizar inventario

Accede desde la pantalla principal al módulo de “Inventarios” y elige la opción “Almacenes”.

Dentro de la sección de almacenes haz clic en el botón de “Más opciones” y elige la opción de “Ajustes”.

Una vez dentro de la sección de ajustes, haz clic en el botón “Agregar”.

Se desplegará la siguiente pantalla en donde podrás realizar los ajustes en el inventario existente.

Primero deberás seleccionar el almacén en el que se realizará el ajuste.

Una vez seleccionado el almacén, haz clic en la opción de productos en donde se desplegará la lista de los productos existente en el inventario y selecciona al que se le realizará el ajuste.

Ahora introduce la cantidad. Antes de hacerlo revisa el número que aparece arriba de cantidad, este número indica la existencia actual en el inventario. Si deseas aumentar el stock, deberás ingresar un valor positivo que sumado con el del inventario actual te dará el total deseado.

Por ejemplo, si tienes 6 unidades y quieres llegar a 8, solo escribe el número 2. El sistema sumará ambos valores y dará como resultado 8 unidades.

Si por el contrario, lo que deseas es restar unidades, introduce el número que deseas restar con el símbolo (-) como prefijo.

Por ejemplo, si tienes 6 unidades y quieres disminuir a 4, solo escribe -2. El sistema restará ambos valores y dará como resultado 4.

Para finalizar elige la fecha en que se realizará el movimiento y agrega una descripción. Ubica el botón de “Guardar” y haz clic sobre él. El sistema habrá guardado la modificación del inventario.

Traspasos entre Almacenes: Mover inventario de una sucursal a otra.

El traspaso entre almacenes permite mover inventario de una sucursal a otra de manera controlada y ordenada. Esta función es útil cuando necesitas redistribuir productos según la demanda o disponibilidad. Todo movimiento queda registrado, asegurando un seguimiento claro de stock entre centros de distribución.

Transferencia de mercancía

Accede desde la pantalla principal al módulo de “Inventarios” y elige la opción “Almacenes”.

Dentro de la sección de almacenes haz clic en el botón de “Más opciones” y elige la opción de “Transferencias”.

Una vez dentro de la sección de transferencias, haz clic en el botón “Agregar”.

Se desplegará la siguiente pantalla en donde tendrás que llenar los campos con la información solicitada.

Primero debes seleccionar el almacén de origen, es decir, desde donde se envía y también selecciona el almacén destino.

Ahora elige el producto que deseas transferir e indica la cantidad. El sistema mostrará automáticamente cuántas unidades hay disponibles en el almacén de origen y cuántas hay registradas en el almacén de destino. Una vez completados estos datos, haz clic en el botón + para agregar la transferencia.

Para finalizar puedes agregar un comentario y haz clic en “Transferir”.

El sistema te mostrará la siguiente pantalla con la información de la transferencia.

Recepción de transferencia

Para completar el proceso de transferencia, es necesario registrar la recepción del traspaso, ya que la mercancía aún aparece con estatus “En tránsito”.

Para esto deberás hacer clic en la opción de “Acciones” y elegir la opción “Registrar Entrada”.

Aquí es necesario verificar la cantidad recibida y dar clic en “Guardar”.

De esta manera la transferencia habrá sido exitosa.

Conteos Físicos (Inventario Cíclico): El proceso para realizar un inventario físico y ajustar el sistema.

Una gestión adecuada del inventario es clave para el buen funcionamiento de cualquier negocio, ya que impacta directamente en la rentabilidad, el servicio al cliente y la toma de decisiones. Contar con registros precisos del stock permite evitar faltantes, controlar pérdidas, planificar mejor las compras y optimizar el espacio en almacén.

El sistema Bind ERP ofrece herramientas completas para lograr un control total del inventario, permitiendo registrar productos, clasificarlos, distribuirlos en almacenes, monitorear existencias en tiempo real, y realizar ajustes físicos de manera eficiente y ordenada.

Uno de los métodos que se pueden aplicar para mantener actualizado el inventario es el conteo cíclico, que consiste en realizar conteos parciales del inventario de forma periódica, sin detener las operaciones diarias.

A continuación te mostramos cómo puedes implementarlo paso a paso dentro del sistema.

Paso 1: Asegúrate de tener tus productos registrados en el sistema

Antes de iniciar un conteo cíclico, asegúrate de haber creado todos los productos que maneja tu negocio. Si aún no los has agregado, ve al módulo de Compras > Productos, y registra cada uno con sus atributos (tipo, código, unidad de medida, etc.).

Paso 2: Clasifica tus productos en almacenes

Es importante tener los productos organizados por almacenes o ubicaciones dentro del sistema. Esto te permitirá realizar conteos de forma más ordenada, por zonas o categorías específicas.

Paso 3: Planifica el grupo de productos a contar

Selecciona una categoría o familia de productos, o bien elige un almacén específico para hacer tu primer conteo. La idea del conteo cíclico es revisar el inventario por partes, de forma programada, sin interrumpir las actividades.

Puedes utilizar un formato impreso o una hoja electrónica para llevar el control del conteo físico y posteriormente compararlo con los datos del sistema.

Paso 4: Realiza el conteo físico manual

Revisa físicamente el área seleccionada y registra la cantidad real de cada producto. Es recomendable usar lectores de código de barras si cuentas con ellos, para facilitar el proceso.

Paso 5: Compara y ajusta en el sistema

Compara los datos del conteo físico con las existencias registradas en Bind ERP. Si hay diferencias, realiza los ajustes necesarios desde el módulo de Inventarios.

Nota: Este procedimiento ya fue descrito en el punto “Ajustes de inventario: incrementar o disminuir el stock manualmente y sus implicaciones contables”.

Repite este proceso en distintas áreas del almacén durante el mes, de manera que todo el inventario se haya contado al menos una vez en un periodo determinado. Esto ayuda a mantener la precisión en las existencias sin necesidad de hacer inventarios generales que detengan la operación.

Manejo de Lotes, Pedimentos y Fechas de Caducidad: Control avanzado para industrias reguladas.

En ocasiones, ciertos productos requieren un control más detallado y específico, ya sea por normativas, trazabilidad o temas de calidad. Para ello, Bind ERP ofrece funciones avanzadas que permiten gestionar la información relacionada con lotes, pedimentos y fechas de caducidad, facilitando una administración precisa del inventario.

Estas herramientas son especialmente útiles cuando es necesario conocer el origen del producto, su vigencia o la documentación que lo respalda, como sucede en productos con vida útil limitada o importados. Contar con esta información permite tomar mejores decisiones logísticas, evitar pérdidas, mantener el orden fiscal y cumplir con los requisitos operativos y legales.

A continuación, te explicamos en qué consiste cada una de estas configuraciones:

Lotes: Permiten agrupar unidades del mismo producto que comparten características comunes, como fecha de producción o ingreso al almacén. Esto facilita la trazabilidad, rotación y control del inventario.

Pedimentos: Se relacionan con mercancía importada, permitiendo asociar cada producto con el número de pedimento correspondiente para efectos fiscales y de auditoría.

Fechas de caducidad: Sirven para registrar la vida útil de un producto. El sistema puede alertar sobre productos próximos a vencer, lo que ayuda a tomar decisiones oportunas y asegurar la rotación adecuada.

En esta sección se mostrará el paso a paso para agregar las 2 configuraciones en un solo producto y agregar la fecha de caducidad.

Configurar productos

Accede desde la pantalla principal al módulo de “Compras” y elige la opción “Productos”.

En la pantalla encontrarás los productos que tienes disponibles, elige uno y da clic en el icono color verde

Una vez dentro, dirígete a la pestaña de “Datos opcionales” y haz clic en “Editar”.

Haz clic en el campo denominado “Tipo de compras” y se desplegará una serie de opciones en donde podrás elegir la que necesites. En este caso elegiremos “Lote, Pedimento y Caducidad”.

Después de seleccionar la opción, da clic en “Guardar”.

Agregar lotes y pedimentos

Una vez configurados los productos dirígete nuevamente a la pantalla de productos, ubica la opción de “Más opciones” y da clic en “Lotes / Pedimentos”.

Dentro de esta sección haz clic en “Nuevo”.

En esta pantalla deberás seleccionar la opción de “Lote / No Serie y Pedimento” y completar toda la información solicitada.

Continúa con la selección de productos que previamente configuraste, completando campos como almacén, cantidad y fecha de caducidad, para agregarlos haz clic en el signo +.

Para finalizar haz clic en “Guardar”.

Uso de Números de Lote/No Serie: Asignar y dar seguimiento a productos individuales.

En este apartado nos enfocaremos en el uso de Lote/No Serie durante las operaciones dentro del sistema. Esta funcionalidad permite dar seguimiento individual o por lote a los productos, especialmente útil en industrias que requieren trazabilidad, control de calidad o cumplimiento normativo.

Lo primero que debes de tener en cuenta para trabajar con número de Lote/No Serie es que los productos ya deben de estar previamente registrados en el sistema. Al momento de agregarlos, es indispensable configurar correctamente el campo “Tipo de compra” seleccionando la opción “Lote”.

Accede desde la pantalla principal al módulo de “Compras” y elige la opción “Productos”.

Una vez dentro de la sección de productos, ubica la opción de “Más opciones” y da clic en “Lotes / Pedimentos”.

Dentro de esta sección haz clic en “Nuevo”.

En esta pantalla deberás seleccionar la opción de “Lote/No Serie” y completar toda la información solicitada.

Continúa con la selección de productos que previamente configuraste, completando campos como almacén, cantidad y fecha de caducidad, para agregarlos haz clic en el signo +.

Para finalizar haz clic en “Guardar”.

Costeo de Productos: Entender la diferencia entre PEPS, UEPS y Costo Promedio.

Al momento de gestionar inventarios en un sistema como Bind ERP, es fundamental comprender cómo se determina el costo de los productos almacenados. Este proceso, conocido como costeo, impacta directamente en la valuación del inventario y en los reportes contables de la empresa. A continuación, se presentan los tres métodos más comunes: PEPS, UEPS y Costo Promedio.

PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir)

Este método asume que los primeros productos en entrar al inventario serán los primeros en salir. Es ideal cuando se busca reflejar el costo más antiguo en las ventas, y es comúnmente utilizado en industrias donde los productos tienen fechas de caducidad o rotación rápida, como alimentos o farmacéutica. Al usar PEPS, el inventario final se calcula con los costos más recientes.

UEPS (Último en Entrar, Primero en Salir)

A diferencia del PEPS, en este método se considera que los últimos productos comprados son los primeros que se venden. Suele usarse en contextos inflacionarios, ya que permite reflejar un costo de ventas más alto, reduciendo temporalmente la utilidad contable.

Costo Promedio

Este método calcula un promedio ponderado cada vez que se realiza una compra nueva. Es decir, el sistema combina el costo del inventario existente con el nuevo, y divide entre la cantidad total. De esta forma, cada unidad de producto tiene un costo igual, actualizado constantemente. Es uno de los métodos más utilizados por su equilibrio, simplicidad y compatibilidad con Bind ERP.

En Bind ERP, al crear un producto nuevo, podrás seleccionar el tipo de costeo desde la pestaña correspondiente. El sistema ofrece principalmente dos opciones: Costo Promedio y Costo Fijo. Esta elección determinará cómo se calculará el valor de tu inventario con cada compra o movimiento.